Servicio de mantenimiento integral y servicios generales del edificio
Iberamar, empresa especializada en presar los servicios requeridos en materia de comunicaciones, transporte, correspondencia, archivo, reproducción de documentos, intendencia, vigilancia, mensajería y mantenimiento preventivo y correctivo del edificio, entre otras funciones.
Ayudar en la formulación del plan anual de distribución del presupuesto de gastos corrientes para su aprobación, contribuyendo a la definición de criterios y prioridades para la asignación de recursos para la correcta ejecución de las tareas administrativas y la prestación oportuna de servicios generales.
Elaboración y ejecución de un Plan de Mantenimiento anual de todas las instalaciones y la maquinaria.
Mantenimiento y reparación de equipos, maquinas, edificios e instalaciones.
Elaboración de toda la documentación relativa al mantenimiento de los equipos, según la normativa de Calidad.
Elaboración de una base de datos de averías, reparaciones y cualquier actuación sobre los equipos.
Apoyar a los departamentos de investigación en la fabricación de equipos auxiliares para el desarrollo de sus actividades.
Servicios Generales: (limpieza, EPI´s, calefacción, puertas, aire acondicionado, fotocopiadoras, basura...)
Control del gasto en suministros (luz, agua...)
Prevención de riesgos y seguridad e higiene laboral: Participación en el Comité de Seguridad y Salud, con el apoyo del Dpto. de RRHH en el cumplimiento y vigilancia de la normativa en materia de prevención.
Plan de emergencia, brigada de incendios, EPI´s
Control stock ropa de trabajo. Gestión entrega de la dotación anual.
Contratar servicios profesionales de vigilancia que brinden la seguridad e integridad requerida en las instalaciones, bienes, equipos, personal, estudiantes y visitantes en general, que se encuentren dentro de la organización.
Proporcionar a las instalaciones del Centro los servicios de limpieza y limpieza necesarios para que las actividades se desarrollen en un entorno saludable.
Prestar el servicio de reproducción y fotocopia de documentos.
Brindar servicio de mensajería nacional e internacional, a través de la contratación de empresas de servicios especializados.
Elaborar proyectos de remodelación, adaptación, reparación y mantenimiento de la red telefónica, recepción y envío de faxes.
Realizar las demás actividades que le encomiende la Subdirección de Servicios y Mantenimiento.
Coordinar, guiar y apoyar las actividades del personal asignado al área de su competencia.
Como se puede observar, el servicio de mantenimiento integral y servicios generales dentro de la organización juega un papel fundamental para el funcionamiento de la organización, lo que hace cada vez más necesaria la profesionalización de este departamento. Hacemos que este departamento sea más eficiente y reduzca los gastos de la organización. Este manual de instrucciones se basa en la experiencia acumulada de más de 10 años en empresas de diferentes sectores.
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Definición de las actividades mantenimiento y servicios generales
Para la correcta prestación de servicios de mantenmiento integral definimos las diferentes funciones y responsabilidades del personal que integra la empresa:
El responsable del departamento: es el responsable del funcionamiento óptimo de todas las áreas de la empresa y del mantenimiento de un entorno adecuado para que el personal de la empresa pueda prestar su mejor servicio. Además de las actividades de planificación, mantenimiento preventivo y correctivo, contratación de servicios, control de gestión, evaluación de proveedores de servicios, supervisión de personal interno y contratado a terceros, etc. Además de la implementación de políticas de seguridad física industrial, y ahorro de recursos en la organización.
Jefes o supervisores: son los encargados de llevar a cabo, ejecutar todas las actividades programadas en su área de acción, así como de tomar el control en el cumplimiento de los objetivos por parte del personal a su cargo (depende del gerente o responsable del departamento).
El personal ejecutor es el que está directamente con los clientes internos y ejecuta la acción que es supervisada por los jefes de su área y su responsabilidad se limita a la acción para la cual fueron asignados no pudiendo realizar otra actividad sin ser autorizados por su supervisor.
Los Servicios Generales son la piedra angular para el funcionamiento de cualquier organización, ya sean grandes o pequeñas empresas. Nuestra responsabilidad es la de proporcionar el mejor ambiente de trabajo, el mejor servicio al cliente y la mejor imagen a nuestros trabajadores y a nuestros visitantes, aunque estamos detrás de la organización, sin el servicio de mantenimiento integral y de servicios generales la empresa no puede llevar a cabo sus actividades ya que somos responsables de la limpieza, la seguridad física de nuestros trabajadores y el patrimonio de la organización, la mejora de los procesos de ahorro de recursos y la garantía de la correcta utilización de las áreas y materiales de oficina, talleres, almacenes, etc… Es por ello que la especialización en esta área es cada día más importante ya que está siempre ocupada por personal de bajo nivel y a la que deben diseñarse sistemas y procedimientos para que este departamento sea más eficiente de acuerdo con la evolución de la empresa moderna.